10 conseils pour gérer les relations presse d’un festival
Organiser un festival, c’est bien. Le faire rayonner dans les médias, c’est encore mieux. Chez Sonare RP, on accompagne chaque année plusieurs festivals — musique, humour, arts visuels… — sur l’ensemble de leur communication presse, avant, pendant et après l’événement. Voici 10 conseils stratégiques — et concrets — pour gérer efficacement les relations presse d’un festival ou d’un événement culturel, que vous soyez organisateur.rice, communicant.e ou chargé.e de projet.
1. Définir une stratégie RP en lien avec votre identité
Un festival, ce n’est pas juste une programmation. C’est aussi une histoire, une ambiance, des valeurs, des singularités : scène locale, accessibilité, écoresponsabilité, partenariats atypiques, jeunes talents… Avant de rédiger le moindre dossier ou communiqué de presse, prenez le temps de poser votre stratégie. Quelle est l’identité de votre événement ? À qui s’adresse-t-il ? Quels types de médias seraient les plus pertinents à activer : presse locale, médias spécialisés, grands titres culturels ? Toute campagne RP efficace commence par cette réflexion ciblée.
2. Créer des outils presse professionnels (et à jour)
Un bon dossier de presse, clair, structuré et bien illustré, est indispensable pour permettre aux journalistes de comprendre rapidement l’essence de votre événement. Il doit contenir : un édito clair, les infos pratiques, les temps forts de la programmation, une mise en avant des artistes ou intervenants, des visuels en HD… Le communiqué de presse, quant à lui, doit relayer chaque actualité importante (programmation, billetterie, nouveauté, bilan…). Il est essentiel de préparer un kit presse en parallèle, qui regroupe l’ensemble des éléments, notamment les photos HD et biographies des artistes ou intervenants. Ces éléments seront utiles aux journalistes dans la rédaction de leurs articles.
3. Anticiper le bon calendrier d’envoi
Le bon message au bon moment, c’est l’essence même des RP. La communication d’un festival se joue bien en amont de l’événement. Pour les relations presse, l’idéal est de commencer à travailler 3 à 4 mois avant l’ouverture des portes : prise de contact avec les journalistes, élaboration des supports, planning de diffusion…
Prévoyez donc une première communication plusieurs mois avant votre festival, puis des relances régulières jusqu’à J-1. N’oubliez pas d’intégrer les temps médiatiques clés (vacances scolaires, élections, autres festivals…). Cela nécessite une vraie anticipation ! Plus vous vous y prenez tôt, plus vous augmentez vos chances d'obtenir de vraies retombées.
4. Identifier les bons journalistes et médias
Tous les médias ne parlent pas de tous les festivals, ni de festivals tout court. Il est donc essentiel de cibler les bons interlocuteurs : presse locale, médias culturels, radios partenaires, webzines spécialisés, presse jeune, médias engagés…
Évitez les envois génériques : un journaliste musique ne traitera pas le sujet de la même façon qu’un média local, ou qu’un média de société intéressé par votre démarche écoresponsable. Plus votre ciblage est précis, plus vos chances de retombées seront fortes.
5. Organiser les interviews efficacement
Les interviews entre journalistes et artistes sont souvent les moments les plus attendus (mais aussi les plus sensibles) dans la stratégie de relations presse d’un festival. Pour qu’elles se déroulent sans accroc, tout doit être anticipé et cadré.
Cela commence plusieurs semaines avant l’événement, en recueillant les disponibilités des artistes et en identifiant les médias intéressés. On établit alors un planning d’interviews précis, en fonction des horaires d’arrivée, des balances, des passages sur scène, et bien sûr… des contraintes des journalistes.
Pendant le festival, c’est une vraie logistique de terrain qui se met en place : coordination avec les productions et les journalistes, brief rapide des artistes (quand nécessaire), mise en relation sur place dans un lieu adapté (loges, espace presse, coulisses…). L’objectif : créer les conditions idéales pour que chaque interview soit fluide, pertinente… et exploitable ! Pas de timing flou, pas d'attente interminable, pas d'interruption.
6. Anticiper les demandes médias
Si votre événement programme des artistes, pensez à anticiper les créneaux d’interviews possibles et à recueillir leurs conditions de captation. Le rôle de l’attaché·e de presse est aussi d’assurer la coordination entre journalistes, production et artistes pour éviter les imprévus le jour J.
Il est également essentiel de transmettre aux journalistes les photos HD (avec crédits photos), extraits live ou tout autre élément de communication qui peut leur être utile pour la rédaction de leur article ou la création de leur chronique, en restant en accord avec l’univers de l’artiste.
7. Être présent sur le terrain
Le jour J, le relationnel est aussi important que les relances. Accueillir les journalistes, les guider, leur faciliter l’accès aux espaces presse ou aux crash barrières, assurer les interviews sur place… c’est ce qui fait toute la différence ! L’attaché.e de presse reste le repère du journaliste sur place, pour toute question ou complément d’information dont il a besoin pour la rédaction de son article.
C’est aussi l’attaché. e de presse qui ouvre l’accès au crash barrière au début de chaque concert, et qui veille au respect des conditions de captation photo/vidéo imposées par les artistes et leur production, d’où l’importance de sa présence sur place !
8. Créer du lien avec les médias locaux
Dans un festival, la presse locale est souvent votre premier relais. En tissant des liens durables avec les rédactions de votre territoire (presse quotidienne régionale, radios locales, médias en ligne…), vous maximisez vos chances d’être couvert en amont, pendant et après l’événement.
9. Suivre et valoriser les retombées
Les articles, émissions, podcasts ou interviews obtenus doivent être recensés et valorisés dans une revue de presse soignée. C’est un outil essentiel pour vos bilans, demandes de subvention, recherches de partenaires ou édition suivante.
Point important : un événement ne s’arrête pas de vivre une fois le dernier concert terminé. En communication et en relations presse, le suivi post évènement est tout aussi nécessaire que le reste de l’accompagnement ! N’oubliez pas non plus de transmettre les articles ou passages TV/radio aux artistes qui ont accepté de jouer le jeu des interviews.
10. Se faire accompagner par des pros
Enfin, si vous manquez de temps ou d’expertise en interne, faire appel à une agence de relations presse spécialisée dans les événements culturels peut vous faire gagner en impact et en sérénité. Une bonne agence saura construire une stratégie sur-mesure, vous représenter efficacement auprès des médias, et faire rayonner votre événement comme il le mérite !
Chez Sonare RP, nous accompagnons les festivals sur :
La rédaction et l’envoi des supports presse (dossiers de presse, communiqués de presse, kits presse)
La stratégie RP et les ciblages médias
La gestion des partenariats médias
L’organisation des interviews avant, pendant et après le festival
La gestion des accréditations médias, l’accueil presse et l’accompagnement sur place
La coordination des contenus RS avec les artistes
L’ouverture du crash barrière et le contrôle du respect des conditions de captation des artistes par les journalistes accrédités
Le suivi et la valorisation des retombées
Vous l’avez compris, les relations presse ne sont pas qu’un coup de projecteur ponctuel : elles sont une vraie stratégie d’accompagnement de votre événement, avant, pendant et après.
Besoin d’un accompagnement pour gérer les relations presse de votre festival ?
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